Lakukan Optimalisasi, Poliban Ubah Alur Peminjaman Ruangan dan Fasilitas Menjadi Online

 

     Politeknik Negeri Banjarmasin (Poliban) kini telah melakukan perubahan prosedur peminjaman tempat secara online, yang guna untuk mempermudah akses dan efisiensi dalam proses peminjaman tempat. Seperti gedung, ruangan, dan fasilitas kampus.

      Ide pertama kali diusulkan oleh Rachmiyati, S.E., selaku Kepala Sub Bagian Umum (Kasubag) Poliban. Sebagai bagian dari aksi perubahan dalam Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) saat mengikuti pelatihan kepemimpinan pengawas untuk Kasubag yang diadakan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi (Kemendikbud Ristek) di Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Sawangan, Depok.

    Meskipun sistem ini masih dalam tahap uji coba, implementasinya sudah mulai dilaksanakan sejak Sosialisasi dengan nama “Sosialisasi Optimalisasi Peminjaman Ruangan dan Fasilitas Melalui Penyusunan Prosedur Operasional Standar (POS) Secara Online di Politeknik Negeri Banjarmasin” pada tanggal 12 Juli 2024 di Ruang Multimedia. Rachmiyati mengatakan bahwa, “Untuk uji sistem, kita masih sesuai perkembangan. Saat ini kami menggunakan Google Form untuk memfasilitasi peminjaman, namun kedepannya akan dimasukkan ke website Sistem Informasi Terpadu (Simpadu) agar lebih terintegrasi,” jelasnya.

    Prosedur baru ini dirancang untuk mempermudah proses peminjaman tempat di Poliban. Berikut adalah langkah-langkah dari prosedur baru tersebut: 

1. Pengguna memindai Quick Response Code (QR Code) yang dapat diakses melalui ponsel. *Untuk QR Code itu sendiri berada di Ruang Akademik.
2. Setelah memindai QR Code, pengguna akan diarahkan ke halaman website layanan peminjaman ruangan. 
3. Pengguna melakukan pengecekan jadwal peminjaman yang tersedia. *Untuk sementara hanya tersedia peminjaman untuk Ruang Multimedia dan Gedung Serbaguna (GSG).
4. Jika ingin meminjam ruangan selain Multimedia dan GSG, bisa memilih opsi alur ruangan lainnya. 
5. Pengguna mengkonfirmasi tanggal peminjaman melalui tautan WhatsApp yang telah disediakan, pengisian tanggal dilakukan oleh operator untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 
6. Setelah tanggal terdaftar, pengguna mengisi formulir pada lembar kedua untuk penggunaan ruangan.

Sistem peminjaman online ini beroperasi 24 jam sehari, namun disarankan untuk mengirimkan permintaan pada jam kerja untuk memudahkan proses verifikasi.

    Proses peminjaman tempat membutuhkan waktu sekitar 1-2 hari. Rachmiyati mengatakan bahwa, “Setelah semua persyaratan terpenuhi dan mendapatkan persetujuan dari Direktur, kami akan langsung mengeluarkan surat balasan,” ujarnya. 

     Penggunaan fasilitas di luar jam kuliah juga harus memiliki izin, sebagaimana yang disampaikan oleh Rachmiyati, “Semua fasilitas, termasuk Sekretariat Organisasi Mahasiswa (Ormawa), jika ingin digunakan di luar jam kuliah pada hari Sabtu dan Minggu tetap memerlukan izin terlebih dahulu,” beliau juga menambahkan, “Kami tidak membatasi kegiatan asalkan ada izin,” tegasnya.

     Meskipun sistem sudah online, surat fisik tetap diperlukan. “Setelah mengisi form online, surat fisik bisa diantar sekaligus untuk mengambil surat balasan. Guna mempersingkat alur birokrasi dan surat, hanya perlu satu saja yaitu ‘Izin kegiatan dan Peminjaman ruangan fasilitas’. Lalu, surat itu bisa langsung diserahkan ke Kasubag kecuali peminjaman malam,” jelas Rachmiyati. 

    Rachmiyati mengungkapkan harapan dengan adanya sistem baru ini, “Semoga semua kegiatan Ormawa dapat berjalan dengan lancar tanpa ada lagi kebingungan mengenai alur peminjaman dan semua tertata dengan baik serta transparansi dalam peminjaman ruangan,” tutupnya.

Penulis: Anissa Nurrahmah dan Arsyla Aika Nurrizky Hidayat